Az e-mail még ma is egy meghatározó kommunikációs forma és eszköz, hiába próbálja az azonnali csevegés (Viber, Facebook Messenger stb.) kiváltani.
A vállalkozások világában sincs másképp, azonban nem mindegy milyen megjelenést mutatunk ügyfeleinknek, illetve mint vállalkozó nem mindegy hogyan állasz hozzá a céges e-mailezéshez. Éppen ezért készítettem el neked ezt a cikket, amiben végig vesszük a lehető legrészletesebben a céges levelezést.
Mi a céges email cím és miért fontos?
A céges e-mail cím tartalmazhatja a vállalkozásod nevét, például info@cegem.hu. A fontos különbség például egy gmail-es és egy céges e-mail között az utótagban van, ahol nem egy nyilvános e-mail szolgáltatónak a neve van, hanem a vállalkozásod domain neve található meg.
Azok az ingyenes email szolgáltatóknál (gmail, freemail etc..) létrehozott fiókok, mint például az info.cegemKft@gmail.com nem alkalmasak jól működő üzleti kapcsolattartás fenntartására, mert nem biztosítanak minőségi, profi megjelenést.
Az ügyfelek és más vállalkozók is sokkal jobban megbíznak benned, ha a weboldaladon és névjegykártyádon egy saját céges e-mail címet találnak.
Céges email készítése
Céges emailcím készítésére számos eszköz közül választhatunk. Ezekből néhányat szeretnék kifejteni.
Az első lehetőség a webtárhely, ezekből van a fizetős és az ingyenes, ha most kezded a vállalkozást és nincs nagy e-mail forgalmad vagy nem használod sokat az e-maileket akkor kezdetben lehet ingyenes tárhelyet használni, de nem javasoljuk. Sokkal inkább fizetős tárhelyeket, abból is megbízható és minőségi szolgáltatásokat nyújtó cégeket. Ezek lehet, hogy drágábbak, de megéri.
A webtárhelyes e-mail kezeléssel viszont van egy bökkenő: nagyon erősen tárhelyigényes. Az e-mailek rengeteg tárhelyet foglalnak önmagukban is, de ha csatolmányok is érkeznek, akkor meg végképp.
Amikor elkészíted az e-mail címed, akkor beállíthatsz egy limitet arra vonatkozóan, hogy mennyi kapacitást emészthet fel az e-mailezésed, viszont azt nagyon hamar fel is fogod használni. Ha eléred a kapacitásod határát, akkor nem fognak megérkezni a levelek, így muszáj leszel időt szánni az archiválásra vagy a törölgetésre, hogy az új leveleket megkapd.
Ha tárhely megtelt és közben küldenek üzenetet azt lehet, hogy később sem fogod megkapni, amikor már lenne elég tárhely. Ha viszont nem állítasz be egy kapacitáskorlátot, akkor pedig meglehet, hogy a weboldaladtól veszi el a levelezés a tárhelyet.
Ennek a módszernek hátránya, hogy a szerver, ami kiszolgálja a webtárhelyed az egy közös szerver, így megvan az esély arra, hogy a legjobb szándékod és a legtutibb beállítások ellenére is a spambe kerülsz, ami neked nem jöhet szóba hiszen ebben az esetben nem jut el a célközönségnek az, amit üzenni akarsz.
Továbbá fontos a biztonság kérdése is, amennyiben a levelezés és a webszolgáltatás egy közös tárhelyen fut, előfordulhat olyan, hogy támadók bejuthatnak a tárhelyre akár a weboldalon keresztül, ahonnan kedvük szerint törölhetik és tölthetik le az emaileket. Ezzel bizalmas adatokat megszerezve.
A másik opció a legjobb, de egyben a legköltségesebb is, az üzleti célra készített e-mail szoftverek használata, mint a Google Workspace (régi nevén G Suite), Microsoft 365.
Ezek általában nemcsak üzleti e-mailezést nyújtanak, hanem egy teljes szoftvercsomagot, így a pénzedért kaphatsz még fájltárhelyet, dokumentum-, táblázat-, és prezentációszerkesztőket, adatszéfet stb. Ezek a szolgáltatások egy SaaS (Software-as-a-Service) rendszerben működnek, ami azt jelenti, hogy különböző szintű csomagok közül választhatsz, amik egyre magasabb havi díjért egyre több funkcionalitást engedélyeznek a számodra.
Ez azért nagyon jó, mert így a Te vállalkozásod szintjének megfelelőt választhatod ki és nem kell fizetned olyan funkciókért, amiket nem fogsz kihasználni.
Ráadásul ami a legjobb, hogy itt már eltérő a kiszolgáló szerver is, mivel a kiválasztott szolgáltató szerverei teljesen átveszik az e-mail forgalmat a webtárhelyedtől, így azok kézbesítése, tárolása is biztonságos. Webtárhely feltörése esetén nem férhetnek hozzá, nem törölhetik, nem lophatják el a belsős információkat és partnereid adatait.
Emellett a spam kérdés is megoldódik, mivel ezen szolgáltatók szerverei már olyan szintű védelemmel vannak ellátva és olyan szintű autentikációs beállításokat tudnak neked nyújtani, amivel a spambe kerülés esélye a 0-hoz közelít. Persze nem lehet teljesen eltüntetni, mert nemcsak a technika, hanem a tartalom függvénye is a dolog, de legtöbb esetben megszűnik a probléma.
Természetesen a hátránya ezeknek a szoftvercsomagoknak azok relatív magas költsége.
Mire lesz szükséged egy céges e-mail címhez?
Domain:
Elsősorban szükséged lesz egy domain címre, hiszen fentebb írt példákban olvashattad, hogy ez lesz az e-mail cím utótagja. A domain igazándiból egy elérési útvonalat jelent, amely szöveges formátumban jelenik meg. Ha van egy weboldalad, akkor ez lehet a weboldal címe, de nem kell egy domainre weboldalt építened, hogy készíts vele email címet.
Webtárhely/szerver:
Szükséged lesz egy webtárhelyre is (persze ha ezt a módszert használod), ami igazából egy adott kapacitású (1 GB, 10 GB, 100 GB stb.) tároló, amire a domained majd mutatni fog. Ez azért kell, hogy az e-mailezéssel kapcsolatos fájlokat tárolni tudd valahol. Ezt megveheted egy tárhelyszolgáltatónál, ahol egy nagy szerver kapacitásából bérelsz egy kis részt, vagy lehet saját tulajdonú, de bérelt fizikai vagy virtuális szervered is, ha már a vállalkozásod nagyobb.
E-mail kliens:
Szükség lesz még egy e-mail rendszerre is, ami képes lebonyolítani a céges e-mailezéshez kapcsolódó folyamatokat pl. e-mail fogadás, küldés stb. Ha egy tárhelyszolgáltatónál veszel tárhelyet, akkor szinte biztos, hogy a tárhelyhez automatikusan jár egy e-mail rendszer. Amelyek használhatóak, de megvannak a korlátaik. Javasolt külső szoftver használata. Milyen előnyei vannak egy igazi céges e-mail címnek?
Segít a márkád építésében
Megbízhatóságot és professzionális hatást sugároz
Kutatások is kimutatták, hogy azok az e-mail címek, amelyekben a feladó neve a céges e-mail előbb kattintanak rá az emberek, de ezt magadon is ki próbálhatod melyik kelt bizalmat és professzionalizmust: ekszerShopKft@gmail.com vagy viki@ekszerShop.hu?
Megbízhatóságot és professzionális hatást sugároz
A nem megfelelő kézbesíthetőségi beállítások miatt az elküldött e-mailek nagy százaléka a spam mappában végzi.
Vállalkozóként nem engedheti meg magának az ember azt, hogy az egyik fő kommunikációs csatornáján a problémák adódjanak. Márpedig, ha nem igazi céges e-mail címet használsz, akkor nulla kihatásod van arra vonatkozóan, hogy az e-mailjeid beérkeznek-e a címzett postaládájába vagy pedig eltűnnek a levélszemét mappa végtelenjében.
A spam kontrolálása
A nem megfelelő kézbesíthetőségi beállítások miatt az elküldött e-mailek nagy százaléka a spam mappában végzi.
Vállalkozóként nem engedheti meg magának az ember azt, hogy az egyik fő kommunikációs csatornáján a problémák adódjanak. Márpedig, ha nem igazi céges e-mail címet használsz, akkor nulla kihatásod van arra vonatkozóan, hogy az e-mailjeid beérkeznek-e a címzett postaládájába vagy pedig eltűnnek a levélszemét mappa végtelenjében.
+1 Adatvédelem
Abban az esetben, ha nem céges e-mail címet használsz, akkor az összes adat, kép, valamint személyes információ a nyilvános e-mail szolgáltató tulajdona, vagyis akár bármikor belenézhet azzal a céllal, hogy az ott talált adatokat reklámozásra fel tudja-e használni.
Ez óriási biztonsági kockázat jelent, tekintve azt, hogyha bármilyen személyes vagy érzékeny adatot kommunikálsz e-mailben, akkor kötelességed mindent megtenni annak érdekében, hogy azok biztonságban legyenek és ne kerüljenek illetéktelen kezekbe.
Céges email készítése
Természetesen ezeknek költsége van, de nem kell hatalmas nagy összegekre gondolni. domain címet általában vagy 1 évre, vagy 2 évre tudsz venni, akár 1250 – 2000 Ft/év áron. A webtárhely a kissé drágább tétel, de már kb. 5 000 – 10 000 Ft/év környékén tudsz jó ajánlatokat találni levelezésre. Érdemes több tárhelyszolgáltató ajánlatait is megnézni és közben mérlegelni, hogy mire van szükséged.
Céges email készítése
céges email használata, mi az a céges email cím, milyen a jó céges email cím, mennyibe kerül egy céges email cím